Viver em sociedade é saber lidar com direitos e deveres, diferenças de opiniões e decisões a tomar. A convivência em condomínio também é assim e tem suas próprias regras. É preciso ter um relacionamento de respeito e cordialidade com as pessoas que moram e trabalham nesse ambiente. Entretanto, como fazer para que o bem comum e, principalmente, a segurança dos moradores sejam garantidos?
Uma das formas de se estabelecer acordos que sejam bons para a maioria é durante a realização de assembleias de condomínio. Nessas reuniões, são tomadas decisões e convencionadas as normas e medidas de segurança que devem ser seguidas. O papel do síndico é de extrema importância nisso, afinal, é ele o responsável pela convocação dos condôminos para os encontros e fiscalizar se o que foi acordado está sendo cumprido pelos moradores. Para ajudar, separamos as principais dúvidas sobre assembleia de condomínio. Confira!
Quais são as principais dúvidas sobre assembleia de condomínio?
Geralmente, as pessoas enxergam a assembleia como uma dor de cabeça ou um mal necessário. O síndico deve se preparar para fazer com que esse encontro seja um momento produtivo de diálogo entre os condôminos. Existem muitas dúvidas sobre como conseguir isso. Para facilitar o seu trabalho, buscamos as respostas para as dúvidas mais comuns sobre a realização de assembleias de condomínio.
1 – A primeira assembleia de condomínio deve ser feita em que momento?
É comum que, logo após a entrega do condomínio pela construtora ou incorporadora, seja realizada a primeira Assembleia Geral do Condomínio. Nesse encontro, os moradores aprovam a minuta da Convenção, o Regimento Interno, realizam a eleição do síndico e do conselho. No entanto, se por algum motivo a assembleia não for realizada, os condôminos podem se organizar, desde que representem ¼ do condomínio, e fazer a convocação dessa primeira Assembleia Geral.
2 – Qual o prazo legal para a convocação das assembleias?
Caso a Convenção não tenha mencionado um prazo para isso, é aconselhável que os condôminos sejam avisados com, pelo menos, 10 dias de antecedência. Essa convocação, feita pelo síndico, precisa estar exposta em locais de ampla circulação, no elevador e no mural, via app, caso o prédio os tenha. No convite, é importante estar explicitado o motivo da assembleia e os assuntos, como investimentos na instalação de sensores de presença de iluminação, melhorias na jardinagem, contratação de funcionários, entre outros. A entrega da notificação pode ser feita em cada unidade, seja distribuindo um a um por baixo da porta ou colocado na caixa de correspondências. É de extrema importância que todos sejam convocados. Se algum condômino não for informado sobre a convocação, a assembleia perde a validade.
3 – Quanto tempo o edital de convocação de uma assembleia deve ficar exposto?
O prazo mínimo é de 5 dias úteis. De acordo a legislação, é importante que os moradores tenham conhecimento da assembleia com um tempo hábil para que possam se organizar e estar presentes no horário e data marcados. Esse tempo pode ser definido também dentro da convenção do condomínio.
4 – É possível que o síndico represente condôminos em assembleia?
Sim. Qualquer pessoa pode. Tanto o síndico, quanto membros do conselho ou parentes podem representar o condômino em assembleia. No entanto, caso a convenção proiba esses poderes, os mesmos não poderão discutir e votar como representantes legais do proprietário da unidade autônoma.
5 – O condômino pode ser representado nas assembleias?
Essa é uma das principais dúvidas sobre assembleia de condomínio e a resposta é: pode sim. Quando não puder participar da assembleia, o condômino pode mandar um representante legal e, com uma procuração em seu nome, poderá participar das votações dos assuntos em pauta.
6 – Um assunto que não está na ordem do dia poderá ser colocado em votação?
Quando o síndico fizer a pauta da convocação é importante que todos os assuntos que vão ser deliberados em assembleia estejam descritos para que possam ser votados. Na ordem do dia, pode constar o termo “assuntos gerais”, assuntos estes que demandam uma apresentação prévia em reunião, até mesmo com profissionais especialistas para demonstrar os impactos e benefícios que o condomínio pode obter, que são aqueles que vão ser apenas discutidos. Já os que vão para votação precisam estar descritos. Um exemplo: se o condomínio for fazer a instalação de câmeras de vigilância ou alterar o sistema de controle de acesso, isso precisa ser votado.
7 – Quando inquilino e proprietário estiverem presentes na assembleia, quem terá direito ao voto?
Quando isso ocorrer, o direito ao voto é do condômino proprietário. O locatário pode participar da assembleia, mas não terá direito de participar das votações.
8 – Como o síndico pode motivar a participação dos condôminos nas assembleias?
Esse é, sem dúvidas, um dos grandes desafios que o síndico enfrenta. Afinal, quanto menor a participação dos moradores, maior a incidência de reclamações e conflitos. Uma maneira de melhorar a receptividade e a participação dos condôminos é evitar fazer assembleias entediantes e desnecessárias. Para isso é fundamental organização prévia da pauta, utilize se possível uma apresentação em projetor, com imagens, e lembre sempre da objetividade, sempre existem temas mais polêmicos, como por exemplo substituição da mão de obra, contratação de serviços e assuntos que venham de alguma forma impactar na taxa mensal, esses sim devem ser conduzidos de forma que se antecipem possíveis dúvidas dos condôminos como perguntas frequentes, o síndico e a administradora devem estar confiantes e preparados para transmitir credibilidade para os condôminos. Outra alternativa interessante é antecipar assuntos aos condôminos, como a troca da cerca elétrica, por exemplo, e encaminhar uma apresentação com orçamentos e valores a serem gastos por e-mail. Reserve o momento da assembleia para a votação da proposta que todos já tomaram conhecimento previamente.
9 – Como as administradoras podem ajudar na realização das assembleias?
Essa é outra das principais dúvidas sobre assembleia de condomínio. As administradoras auxiliam o síndico em atividades cotidianas e administrativas, como contabilização de receitas e despesas, elaboração de folha de pagamento, confecção de balancete, prestação de contas, auxílio nas obrigações contábeis mensais do condomínio, assessoria de serviços diversos, consultoria jurídica, entre outras. Podem ajudar no aviso da convocação da assembleia para os moradores, na organização do espaço e colocação dos equipamentos necessários para a realização da mesma. Além disso, há empresas que oferecem a redação da ata e a organização desses documentos. Caso seja do interesse do síndico trocar de administradora, ele pode contratar a nova empresa e ratificar a decisão em assembleia posterior. Essa é a prática mais comum, mas há especialistas que divergem e opinam que a decisão de mudar a administradora deve ser decidida primeiro em assembleia.
10 – É possível fazer uma assembleia não presencial?
Sim. No entanto, para que a assembleia online aconteça, é preciso que todos os condôminos façam um cadastro em uma plataforma sugerida pelo síndico. Com isso, os moradores podem participar da elaboração das pautas e das votações. Um dos maiores benefícios desse tipo de sistema é a garantia de que mais moradores participem das assembleias.
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